Ihre Virtuelle Assistenz für Praxisorganisation

Unsere Dienstleistungen für Ihre Praxis umfassen:

Effiziente Bearbeitung von E-Mails, Telefonaten und das Verfassen professioneller Berichte. Kompetente Betreuung von Patienten und Partnern, inklusive der Bearbeitung von Anfragen, um eine klare Kommunikation und starke, vertrauensvolle Beziehungen sicherzustellen.

Strukturierung des Praxisalltags durch Terminplanung, effizientes Projektmanagement und Erstellung von Zeitplänen. Verwaltung und Digitalisierung von Patientendaten sowie Koordination und Optimierung von Abläufen, um die Praxisprozesse effizient zu gestalten.

Planung und Umsetzung zielgerichteter Marketingmaßnahmen, wie Social-Media-Management, Content-Erstellung und Entwicklung von Strategien, um die Praxis bekannter zu machen und mehr Patienten zu gewinnen.

Flexible Übernahme und Umsetzung spezifischer Aufgaben oder Projekte, angepasst an die besonderen Bedürfnisse Ihrer Praxis und Patienten.

Mit Polar Assistenz haben Sie die Freiheit, genau das Leistungspaket zu wählen, das Sie gerade benötigen.

Sie sind nicht an feste Arbeitszeiten oder langfristige Verpflichtungen gebunden – wie es bei einer festen Anstellung der Fall wäre.

Sie können Ihr Paket jederzeit anpassen und uns für einzelne Aufgaben oder Projekte beauftragen.

Wir stehen Ihnen jederzeit zur Verfügung – ganz ohne zusätzliche Kosten, wie sie bei festangestellten Mitarbeitenden anfallen würden.

Selbstverständlich bieten wir auch Unterstützung bei privaten Angelegenheiten – etwa bei der Organisation von Reisen, der Verwaltung persönlicher Dokumente oder der Planung von Terminen.

So können Sie sich ganz auf Ihre beruflichen und persönlichen Verpflichtungen konzentrieren.

Sobald Sie sich für ein Paket entschieden haben, stehen wir bereit, Sie zu unterstützen.

In der Regel beginnen wir innerhalb von 24 Stunden. Selbstverständlich informieren wir Sie im Voraus darüber, wie lange die Bearbeitung Ihrer Anfrage voraussichtlich dauern wird – damit Sie bestmöglich planen können.

Sollte es einmal besonders dringend sein, sind wir auch außerhalb der regulären Zeiten für Sie erreichbar.

Sie bleiben flexibel und konzentrieren sich auf das Wesentliche, während wir Ihre Anrufe professionell in Ihrem Namen entgegennehmen. Wir dokumentieren alle Anliegen und leiten diese zuverlässig an Sie weiter. So verpassen Sie keinen wichtigen Kontakt mehr und Ihre Kund:innen fühlen sich stets gut betreut. So geht’s: Kontaktaufnahme: Sie melden sich bei uns und teilen uns Ihre Wünsche für den Telefonservice mit.

Briefing: Wir besprechen gemeinsam Ihre Abläufe, Begrüßungstexte und wie wir die Anrufe handhaben sollen.

Einrichtung: Wir richten den Service für Sie ein und testen gemeinsam die Verbindung.

Start: Ab sofort nehmen wir Ihre Anrufe in Ihrem Firmennamen entgegen und dokumentieren alle Anliegen.

Weiterleitung: Alle Informationen zu den Anrufen erhalten Sie umgehend per E-Mail oder über unsere App.

Feedback & Anpassung: Nach den ersten Tagen können Sie uns gerne Feedback geben – wir passen den Service flexibel an Ihre Wünsche an.

Ja, Ihre Flexibilität ist uns wichtig!

Wenn sich Ihr Bedarf ändert, können Sie Ihr Paket jederzeit anpassen.

Melden Sie sich einfach bei uns – wir finden die passende Lösung, um Ihre aktuellen Anforderungen optimal zu erfüllen.

Ihre Zufriedenheit steht für uns an erster Stelle.

Sollten Sie einmal nicht vollständig zufrieden sein, stehen wir Ihnen selbstverständlich zur Seite, um gemeinsam eine passende Lösung zu finden.

Sollte sich dennoch herausstellen, dass unsere Zusammenarbeit nicht fortgeführt werden soll, können Sie den Service jederzeit kündigen und eine Erstattung anfordern.

Bitte beachten Sie, dass wir uns in diesem Fall vorbehalten, bereits angefallene Bearbeitungskosten in Rechnung zu stellen.

Der Schutz Ihrer Daten hat für uns oberste Priorität.

Wir behandeln sämtliche Informationen, die Sie uns anvertrauen, mit höchster Sorgfalt und Verantwortung.

Ihre Daten werden ausschließlich in sicheren Systemen gespeichert, die den aktuellsten Datenschutzstandards entsprechen.

Wir unterstützen Sie bei allen Aufgaben rund um Ihre Büroorganisation und Dokumentenverwaltung – digital, diskret und effizient. Ob Ablage, Datenpflege oder Terminmanagement: Wir sorgen dafür, dass Ihre Abläufe reibungslos funktionieren und Sie den Kopf frei haben für Ihre Kernaufgaben. So geht’s:

Startgespräch: Sie nennen uns die gewünschten Aufgaben (z. B. Ablage, Verwaltung, Recherche).

Ablaufbesprechung: Gemeinsam klären wir, wie Sie aktuell arbeiten und wo wir entlasten können – ohne Vor-Ort-Termin, alles digital.

Sichere Zusammenarbeit: Sie schicken uns Unterlagen oder geben bei Bedarf temporären Zugriff via TeamViewer – kein dauerhafter Zugang nötig.

Umsetzung: Wir kümmern uns um die Bearbeitung, Organisation und strukturierte Ablage Ihrer Dokumente.

Regelmäßige Updates: Sie erhalten regelmäßig einen Überblick über den Fortschritt und können jederzeit Anpassungen anstoßen.

Wir übernehmen für Sie die Betreuung Ihrer Social-Media-Kanäle und sorgen mit zielgerichtetem Content und aktivem Community-Management für einen professionellen Auftritt. Ihr Marketing läuft weiter, auch wenn Sie mal keine Zeit dafür haben. So geht’s:

Bedarfsklärung: Sie sagen uns, welche Kanäle und Themen für Sie wichtig sind.

Strategiegespräch: Wir planen gemeinsam, welche Inhalte, Formate und Posting-Zeiten zu Ihnen passen.

Umsetzung: Wir erstellen, planen und veröffentlichen Beiträge nach Freigabe durch Sie.

Community-Management: Wir beantworten Nachrichten oder Kommentare nach Absprache.

Reporting: Sie erhalten regelmäßig kurze Rückmeldungen und Vorschläge zur Optimierung.