Jetzt passenden Service auswählen
Kombinieren Sie Ihre Wunschleistungen. Wir erstellen Ihr individuelles Angebot.
Ihre Virtuelle Assistenz für Praxisorganisation
Starten Sie Ihr Polar Assistenz Projekt
Echte Unterstützung – keine leeren Versprechen
Sie möchten endlich spürbare Entlastung im Alltag, Ihre Praxis stabil und zukunftssicher aufstellen und sich auf das konzentrieren, was wirklich zählt?
Dann sind Sie bei Polar Assistenz genau richtig.
Ich übernehme für Sie die Aufgaben, die Zeit rauben, Energie kosten und Sie daran hindern, Ihr volles Potenzial zu entfalten.
Jetzt unverbindlich Kontakt aufnehmen und erfahren, wie das Projekt auch Ihnen den Rücken freihält.
Wir freuen uns, Sie persönlich zu begleiten.
Von uns erhalten Sie:
- Persönliche und individuelle Betreuung
- Live‒Unterstützung direkt an deinem PC
- Volle Transparenz mit Aufzeichnung
- Strukturierte Begleitung & Entlastung
Ersparnis
Die Aufgaben wachsen und
das Budget schrumpft?
Mit uns sparen Sie bares Geld,
ohne an Qualität einzubüßen.
Flexibilität
Aufgaben häufen sich und Sie
finden keine Zeit zum Durchatmen?
Wir entlasten Sie, damit Sie sich ganz auf Ihre Klienten konzentrieren.
Zufriedenheit
Schlechte Bewertungen
oder verlorene Aufträge?
Mit uns steigern Sie die Zufriedenheit und eine positive Atmosphäre.
Vertraulichkeit
Sorgen um die Sicherheit Ihrer
Patienten- und Praxisdaten?
Wir garantieren absolute
professionelle Sicherheit.
Assistenz mit Herz
Sehr entgegenkommend, hinhörend,
kompetent. Nun in meinem Register.
Sie beißt sich fest – bevor sie keine Lösung hat, gibt sie nicht auf. Den Virus Mc Afee hat sie auch erfolgreich beseitigt. Sie hilft, bis das Problem gelöst ist.
Mehr Zeit für Klienten
Wir übernehmen Büroaufgaben, damit Sie sich auf Ihre Patienten konzentrieren
Effiziente Terminplanung
Keine verpassten Anrufe oder
Termine, alles läuft reibungslos
Nette Kommunikation
Freundlicher und diskreter
Klientenkontakt per E-Mail & Telefon
Organisation & Entlastung
Weniger Papierstapel,
mehr Struktur in Ihrer Praxis
Flexibel & zuverlässig
Unterstützung genau dann, wenn Sie
es brauchen, ohne feste Anstellung
Diskretion & Vertrauen
Vertraulicher Umgang mit sensiblen
Daten ist für uns Selbstverständlich
Effizienz beginnt mit der richtigen Assistenz
Hinter jeder erfolgreichen Praxis steht eine gute Organisation
Maide ‒ Ebru Aktepe
Gründerin & CEO
Die Praxen profitieren von unserer Assistenz
Einzelpraxen
Gemeinschaftspraxen
Heilpraktiker
MVZs
Therapeuten
Gesundheitsexperten
Masseure
Pädagogen
Was Sie brauchen, ist eine Assistenz,
die mitdenkt und macht.
Vor Polar Assistenz
Nach Polar Assistenz
Wie können wir Sie im Praxisalltag entlasten?
Zuverlässige Beratung
Schneller Support
100% Garantie
Datensicherheit
Warum wir der richtige Partner sind?
Mit uns genießen Sie volle Transparenz ohne feste Anstellung.
Gemeinsam bringen wir Ihre Praxis auf das nächste Level.
Maide-Ebru Aktepe
CEO & Gründerin
Häufig gestellte Fragen
Was ist Polar Assistenz?
Polar Assistenz ist Ihr Partner für eine effiziente Praxisorganisation.
Wir übernehmen die Bürokommunikation, Terminplanung, Patientenbetreuung und Verwaltungsaufgaben – damit Sie mehr Zeit für Ihre Patienten und deren Behandlung haben.
Welche Dienstleistungen bietet Polar Assistenz an?
Als erfahrene virtuelle Partnerin arbeite ich mit dir Seite an Seite und übernehme die Aufgaben, die dich im Alltag ausbremsen oder Zeit rauben. Dabei gliedert sich mein Angebot in 3 praxisnahe Leistungsbereiche:
📞 Telefonservice & Kundenkontakt
Du bist nicht durchgehend erreichbar, willst aber trotzdem zuverlässig wirken? Ich übernehme deine Anrufe, kümmere mich um Rückmeldungen, beantworte Kundenanfragen oder koordiniere Termine. Deine Kund:innen erleben eine freundliche, kompetente Betreuung – auch wenn du gerade keine Zeit hast. So bleibt dein Unternehmen stets professionell präsent.
🗂️ Büroorganisation & Schreibservice
Du willst Ordnung im Hintergrund und hochwertige Dokumente nach außen? Ich unterstütze dich bei deiner digitalen Organisation, pflege deine Unterlagen und übernehme das Schreiben, Formatieren und Erstellen von Texten, PDFs oder Vorlagen. Ob E-Books, Workbooks oder interne Dokumente – du gibst ab, ich erledige es diskret und verlässlich.
💻 Technik- & Teamsupport
Die Technik soll dir dienen – nicht dich blockieren. Ich helfe dir beim Einrichten, Verknüpfen und Optimieren deiner digitalen Tools, Automationen oder Workflows. Zusätzlich unterstütze ich auch dein Team im Umgang mit Prozessen, Tools oder interner Struktur. Damit alles rund läuft – und du wieder mehr Kapazität fürs Wesentliche hast.
Wie unterscheidet sich Polar Assistenz von einem Mitarbeiter?
Polar Assistenz ist keine Festanstellung, sondern eine flexible Dienstleistung. Sie zahlen nur für konkrete Leistungen – ohne Arbeitgeberpflichten, Lohnnebenkosten oder Kündigungsfristen.
Im Gegensatz zu einer angestellten Person müssen Sie mich weder einarbeiten noch dauerhaft auslasten. Ich arbeite eigenverantwortlich, bringe Erfahrung sowie eigene Tools mit und denke lösungsorientiert mit.
Kurz gesagt: Sie erhalten professionelle Entlastung genau dann, wenn Sie sie brauchen – effizient, verlässlich und ohne bürokratischen Aufwand.
Wie kann ich buchen?
Ganz einfach über den rosafarbenen Button:
www.polarassistenz.de/virtuellen-kaffee-buchen
Dort können Sie ein kostenloses Kennenlerngespräch buchen. Bei einem virtuellen Kaffee lernen wir uns entspannt und unverbindlich kennen. Im Anschluss erhalten Sie ein individuelles Angebot, das genau auf Ihre Situation und Ihren Bedarf abgestimmt ist.
Wie schnell kann ich mit Ihrer Unterstützung rechnen?
Sobald Sie sich für ein Paket entschieden haben, stehen wir bereit, Sie zu unterstützen.
In der Regel beginnen wir innerhalb von 24 Stunden. Selbstverständlich informieren wir Sie im Voraus darüber, wie lange die Bearbeitung Ihrer Anfrage voraussichtlich dauern wird – damit Sie bestmöglich planen können.
Sollte es einmal besonders dringend sein, sind wir auch außerhalb der regulären Zeiten für Sie erreichbar.
Wie unterstützt mich Ihr Telefonservice im Praxisalltag?
Sie bleiben flexibel und konzentrieren sich auf das Wesentliche, während wir Ihre Anrufe professionell in Ihrem Namen entgegennehmen. Wir dokumentieren alle Anliegen und leiten diese zuverlässig an Sie weiter. So verpassen Sie keinen wichtigen Kontakt mehr und Ihre Kund:innen fühlen sich stets gut betreut. So geht’s:
Kontaktaufnahme: Sie melden sich bei uns und teilen uns Ihre Wünsche für den Telefonservice mit.
Briefing: Wir besprechen gemeinsam Ihre Abläufe, Begrüßungstexte und wie wir die Anrufe handhaben sollen.
Einrichtung: Wir richten den Service für Sie ein und testen gemeinsam die Verbindung.
Start: Ab sofort nehmen wir Ihre Anrufe in Ihrem Firmennamen entgegen und dokumentieren alle Anliegen.
Weiterleitung: Alle Informationen zu den Anrufen erhalten Sie umgehend per E-Mail oder über unsere App.
Feedback & Anpassung: Nach den ersten Tagen können Sie uns gerne Feedback geben – wir passen den Service flexibel an Ihre Wünsche an.
Wie viel kostet die Dienstleistung?
Die Kosten für unsere Dienstleistungen richten sich nach Ihren individuellen Bedürfnissen.
Wir bieten flexible Preismodelle – darunter stundenbasierte Abrechnung oder maßgeschneiderte Servicepakete.
Kontaktieren Sie uns gerne für ein unverbindliches Angebot.
Kann die Anforderung im Paket jederzeit anpassen?
Ja, Ihre Flexibilität ist uns wichtig!
Wenn sich Ihr Bedarf ändert, können Sie Ihr Paket jederzeit anpassen.
Melden Sie sich einfach bei uns – wir finden die passende Lösung, um Ihre aktuellen Anforderungen optimal zu erfüllen.
Was passiert, wenn ich nicht zufrieden bin?
Ihre Zufriedenheit steht für uns an erster Stelle.
Sollten Sie einmal nicht vollständig zufrieden sein, stehen wir Ihnen selbstverständlich zur Seite, um gemeinsam eine passende Lösung zu finden.
Sollte sich dennoch herausstellen, dass unsere Zusammenarbeit nicht fortgeführt werden soll, können Sie den Service jederzeit kündigen und eine Erstattung anfordern.
Bitte beachten Sie, dass wir uns in diesem Fall vorbehalten, bereits angefallene Bearbeitungskosten in Rechnung zu stellen.
Sind meine und die Daten meiner Klienten sicher?
Der Schutz Ihrer Daten hat für uns oberste Priorität.
Wir behandeln sämtliche Informationen, die Sie uns anvertrauen, mit höchster Sorgfalt und Verantwortung.
Ihre Daten werden ausschließlich in sicheren Systemen gespeichert, die den aktuellsten Datenschutzstandards entsprechen.
Wie läuft es ab, wenn ich Büro & Verwaltung brauche?
Wir unterstützen Sie bei allen Aufgaben rund um Ihre Büroorganisation und Dokumentenverwaltung – digital, diskret und effizient. Ob Ablage, Datenpflege oder Terminmanagement: Wir sorgen dafür, dass Ihre Abläufe reibungslos funktionieren und Sie den Kopf frei haben für Ihre Kernaufgaben. So geht’s:
Startgespräch: Sie nennen uns die gewünschten Aufgaben (z. B. Ablage, Verwaltung, Recherche).
Ablaufbesprechung: Gemeinsam klären wir, wie Sie aktuell arbeiten und wo wir entlasten können – ohne Vor-Ort-Termin, alles digital.
Sichere Zusammenarbeit: Sie schicken uns Unterlagen oder geben bei Bedarf temporären Zugriff via TeamViewer – kein dauerhafter Zugang nötig.
Umsetzung: Wir kümmern uns um die Bearbeitung, Organisation und strukturierte Ablage Ihrer Dokumente.
Regelmäßige Updates: Sie erhalten regelmäßig einen Überblick über den Fortschritt und können jederzeit Anpassungen anstoßen.
Wie bekommen wir im Team Unterstützung in der Technik?
Wir stehen Ihnen bei allen technischen Fragen schnell und unkompliziert zur Seite. Dank TeamViewer können wir direkt auf Ihrem Gerät unterstützen, ohne komplizierte Zugangslösungen. So läuft Ihre Technik immer zuverlässig – und Ihr Team bleibt arbeitsfähig. So geht’s:
Kontakt: Sie melden sich per Mail, Telefon oder Chat bei uns mit Ihrem Anliegen.
TeamViewer-Sitzung: Sie erhalten einen sicheren Zugangslink – keine dauerhafte Freigabe oder Installation nötig.
Fehleranalyse: Wir schauen uns das Problem gemeinsam an und erklären verständlich jeden Schritt.
Lösung: Wir beheben das Problem oder zeigen Ihnen, wie Sie es künftig selbst lösen können.
Nachbetreuung: Für weitere Fragen oder erneute Hilfe sind wir jederzeit kurzfristig für Sie da.
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